JAOO, dag 0: "Leading Agile Retrospectives"

I lördags anlände jag äntligen till Århus efter en smått hektiskt period med en veckas solsemester med kraftigt försenad hemresa, två intensiva arbetsdagar och ett snabbt besök hos vänner i Köpenhamn. För dig som inte besökt Århus kan jag berätta att det är en trevlig liten storstad, en universitetsstad som med ett invånarantal på 300 000 är Danmarks näst största stad. Den är dessutom sedan 1987 säte för konferensen JAOO.

Själva konferensen och dess sessioner började egentligen först på måndagen och slutade i onsdags, men den vetgirige går på tutorials redan dagen innan och avslutar också med tutorials torsdag och fredag. För söndagens tjuvstart hade jag valt "Leading Agile Retrospectives: A Simple, Pragmatic Framework" som leddes av Diana Larsen, en av de människor som förmodligen lett flest agile retrospectives i världen och som tillsammans med Esther Derby författat boken "Agile Retrospectives: Making Good Teams Great!" (Pragmatic Bookshelf, 2006).

Ett retrospektiv är med Larsens och Derbys ord "a special meeting where the team gathers after completing an increment of work to inspect and adapt their methods and teamwork" och som "enable whole-team learning, act as catalysts for change, and generate action". Till skillnad från mer traditionella projektutvärderingar fokuserar ett retrospektiv inte bara på utvecklingsprocessen, utan också på projektgruppen.

Enligt programbeskrivningen skulle vi under denna heldag introduceras i ett enkelt ramverk för retrospektivdesign och få prova på att själva designa ett retrospektiv. Vår 20 personer starka klass blev nästan omedelbart indelade i grupper enligt principen om att "7+-2" är det optimala antalet projektmedlemmar och fick genast i uppgift att simulera ett projekt så att vi skulle ha något att göra ett retrospektiv om. Det simulerade projektet gick ut på att skapa en 3D-modell (!) för "Agile Team Leadership & Management" med fem olika stakeholders: konsulten som ska sälja den, teamet, teammedlemmen, Scrum Master/coach och Functional/Project Manager. Vi hade ungefär en halvtimme på oss och det material som stod till vårt förfogande var huvudsakligen piprensare, post-its, papper, klistermärken, gem, gummiband och tejp. Jag vill faktiskt påstå att vårt team producerade den tydligaste och mest användbara modellen...

Efter denna övning hade vi så ett projekt att utgå i från för att göra ett retrospektiv. Diana Larsen hade redan en färdig design som vi använde oss av. Det började med att hon presenterade agendan och målet med dagens retrospektiv: "Focus on improving the balance and flow between our planning and activities". Sedan fick alla göra en övning hon kallade "Sense of the room" där vi fick skriva ned en känsla (förvirring, tyst, lycklig, engagerad o.s.v.) och ett behov (respekt, kommunikation, vila, utmaning etc.) på olikfärgade lappar. Lapparna samlades in, blandades och lästes upp. Syftet med denna övning var tvåfalt: att få alla att deltaga redan från början och att få en uppfattning om stämningen i teamet. Denna inledning kallas för "Set the stage" i Derbys/Larsens ramverk.

Nästa steg i ramverket är att samla data ("Gather Data"). Den metod Larsen hade valt var att vi var och en under fem minuter på post-its skulle skriva ned observationer från projektet: saker vi iakttog, vad folk gjorde, sådant som stack ut eller andra händelser från projektet. Sedan klistrade vi upp våra lappar under en av fyra kategorier i form av olika ansiktsuttryck som hon förberett på väggen: glad, ledsen, arg, likgiltig. På detta sätt fick vi fram både fakta (lapparna) och reaktioner (kategoriseringen).

Nu var det dags att få fram insikter ("Generate Insights"). För detta använde vi något som kallas inlärningsmatris ("Learning Matrix"). Matrisen har fyra fält för att kategorisera erfarenheter från projektet: "Do same/more", "Do less/stop", "Try/Do differently" och "Appreciation". Vi började med en kort brainstorming för att fylla de olika fälten. Bland annat kom det fram att vi haft kul ("Appreciation"), att vi borde ha brainstormat för att komma på idéer till vår modell ("Do differently") och att vi borde ha jobbat mer iterativt ("Do more"). Därefter fick vi var sin handfull klistermärken med olika valörer (typ 5 cent till 10 dollar) som vi använde för att gradera de idéer vi tyckte det fanns mest "energi" kring i gruppen. De tre idéer som fick det högsta sammanräknade värdet valdes ut för diskussion.

Utifrån de idéer som kom fram kunde vi sedan avgöra vad som borde prövas i nästa iteration ("Decide What to Do"). För att undvika att fastna på första bästa idé, brainstormade vi fram en lista med aktiviteter där vi sedan fick tre röster var för att avgöra vilken eller vilka som var viktigast ("First fit vs Best fit"). Vi valde ut en av våra idéer och fick sedan skapa en "Action Report" för den:

• What is the action?
• Who has the zeal to carry it?
• When will "who" check in with the team?
• Why will this succeed?
• How will we measure success/progress?

Till sist avslutades retrospektivet med en summerering av vad som ska göras så att alla i teamet är införstådda med vad man kommit överens om. Det är också viktigt att tacka alla för ett gott arbete. ("Close the Retrospective")

Detta är förstås bara ett exempel på hur man kan genomföra ett retrospektiv. Det viktiga är att den innehåller alla delar i ramverket:

• Set the Stage
• Gather Data
• Generate Insights
• Decide What to Do
• Close the Retrospective

Vi hann också med att utifrån förberedda scenarier, alltjämt indelade i samma grupper, designa egna retrospektiv utifrån ramverket. Diana Larsens och Esther Derbys bok innehåller en rad olika aktiviteter man kan använda för de olika stegen; vilka man använder handlar dels om tycke och smak, dels om den specifika situation man står inför. Det kan till exempel vara så, som i det scenario min grupp tilldelades, att deltagarna är oroliga för att bli beskyllda för det som gått fel och då är det viktigt att få dem att känna sig trygga och använda aktiviteter där deltagarnas åsikter i stor utsträckning är anonyma.

Dagen avslutades med en "clinic" där vi gick igenom frågor och funderingar kring retrospektiv, dels sådana vi formulerat i början av dagen och klistrat upp på väggen, dels sådana som dykt upp under dagen.

Jag hade väntat mig något mer teori kring ramverket och att få lära mig fler tekniker, men det var bra att få erfarenheten av att praktiskt ha deltagit i och designat ett retrospektiv. Det gör förhoppningsvis att barriären för att testa det i sitt arbetsliv är lättare att komma över och jag vill verkligen försöka få in mer av denna teknik i de projekt jag arbetar med. Det är allt för ofta så att man bara rusar fram längs en kurs man tagit ut tidigt i projektet och aldrig stannar upp och reflekterar över vad man gör och var man är på väg.

Att anlända till JAOO innan majoriteten av deltagarna och att dessutom börja med en handgriplig tutorial med mycket grupparbete var en perfekt mjukstart på konferensen och flera av deltagarna fortsatte att umgås under hela veckan. Man slapp dessutom trängas med alla andra under den stora registreringen på måndagen.